Przeprowadzki archiwum. O czym należy wiedzieć?
Archiwum to zbiór uporządkowanych dokumentów, akt albo informacji zapisanych na innych nośnikach danych (mogą to być np. dyski lub kasety). Z tego typu zbiorów nie korzysta się na bieżąco, ale w wielu sytuacjach sięganie po znajdujące się w nim zasoby okazuje się konieczne. Duże archiwa znajdują się między innymi w: sądach, bankach, urzędach, budynkach wojskowych, szkołach, na uczelniach oraz wielu innych instytucjach zajmujących się gromadzeniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem posiadanych przez nie zbiorów.
Archiwa można również odnaleźć w firmach, gdzie gromadzone są między innymi: dokumenty dotyczące księgowości, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz kopie dokumentów kasowych. Kiedy instytucja lub przedsiębiorstwo posiadające archiwum zmienia swoją siedzibę, pojawia się konieczność przeniesienia w nową lokalizację również tych pokaźnych i cennych zbiorów. Przeniesienie archiwum to prawdziwe wyzwanie! W celu przeprowadzenia tej skomplikowanej operacji we właściwy sposób warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy specjalizującej się w organizowaniu przeprowadzek.
Przeprowadzka archiwum – jak to zrobić?
Przenosząc w nowe miejsce zbiory cennych dokumentów, musimy pamiętać o kilku niezwykle istotnych czynnościach:
- Grupowanie dokumentów
Pierwszą ważną czynnością, jaką należy wykonać, przygotowując się do przeprowadzki archiwum, jest pogrupowanie wszystkich znajdujących się w nim dokumentów i akt. Można segregować je pod względem tematyki, dat wystawienia lub alfabetycznie.
- Opisywanie posegregowanych dokumentów
Kiedy już dokumenty są pogrupowane, musimy je spakować i opisać. Dzięki precyzyjnym opisom nie pogubimy się, a w razie konieczności będziemy mieli możliwość szybkiego i bezproblemowego dotarcia do potrzebnych informacji.
- Odpowiednie zabezpieczenie akt i dokumentów
Dzięki odpowiedniemu zapakowaniu i zabezpieczeniu dokumentów znajdujących się w archiwum będą one miały zagwarantowaną nienaruszalność oraz prawidłowe zabezpieczenie przed oddziaływaniem szkodliwych czynników zewnętrznych. Nasza firma dysponuje specjalnymi plastikowymi pojemnikami przeznaczonymi do ich transportu. Takie opakowania zapewniają przenoszonym dokumentom skuteczną ochronę przed wilgocią i zabrudzeniami. Można je zaplombować, co sprawi, że dokumenty będą optymalnie zabezpieczone.
- Zabezpieczenie transportu
Podczas realizowania przeprowadzki archiwum bardzo ważne jest zapewnienie przenoszonym aktom i dokumentom maksymalnej ochrony tak, aby cenne informacje nie dostały się w niepowołane ręce. Decydując się na usługi przeprowadzkowe świadczone przez naszą firmę, zyskują Państwo gwarancję całkowitego bezpieczeństwa. Transport archiwum odbywa się zaplombowanym taborem, który jest na bieżąco monitorowany systemem GPS, a nasi pracownicy nie posiadają żadnych urządzeń pozwalających na kopiowanie dokumentów, dzięki czemu klienci mają pewność, że powierzone nam akta są całkowicie bezpieczne.
Dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się przeprowadzkami?
Przenoszenie archiwum to wyjątkowo trudne zadanie. Wiąże się ono bowiem z wieloma czasochłonnymi i pracochłonnymi czynnościami, które muszą być wykonane niezwykle precyzyjnie, z dbałością o każdy szczegół, aby znajdujące się w archiwum dokumenty nie pogubiły się, nie zniszczyły ani nie wdarł się w nie chaos, utrudniający późniejszą pracę. Nasza firma specjalizuje się w realizowaniu różnego rodzaju przeprowadzek. Nasi pracownicy mają odpowiednią wiedzę, doświadczenie oraz umiejętności, które pozwalają im na niezwykle sprawne i rzetelne przeprowadzanie nawet bardzo obszernych archiwów. Korzystając z naszej pomocy, będą Państwo mieć pewność, że wszystkie dokumenty bezpiecznie i szybko trafią w nowe miejsce docelowe.
